이 규정은 공문서의 작성, 처리, 결재, 보관 등에 관한 사항을 규정함으로 공문서 처리의 정확 및 보관 등을 잘하려 함에 그 목적이 있다.

총회, 각 노회 및 각 당회와 각 산하기관(단체 이하 각급 회라 약칭함)의 공문서 처리 및 그 취급 등을 적용한다. 단, 다른 법규에 있는 것은 그에 따른다.

1. 발신문서는 각급 회에서 상회와 하회 또는 동급회 등에 정상적인 조직계통에 의한 발신을 원칙으로 한다. 그 외에 발신되는 것도 또한 같다.
2. 수신문서는 각급 회에서 발신된 것을 접수하는 일체의 문서의 접수를 말한다.
3. 수신문서(접수)는 각급 회에서 발신된 문서는 물론 이외의 것으로서 교인 또는 비교인이라도 교회와 관련하여 제출된 일체의 문서를 말한다. 

1. 각급 회장과 문서의 작성자는 발신 문서에 대하여 책임을 진다.
2. 문서의 접수처리에 대하여는 접수처의 장과 담당자가 책임을 진다.

문서의 용지 규격은 도면, 증명서 등 특수한 것을 제외하고는 한국공업규격 A4(210㎜×297㎜)용지를 세워서 사용한다. 용지의 여백은 위에서 30㎜ 왼쪽, 오른쪽 각각 20㎜, 아랫부분 20㎜를 둔다.

작성한 문서의 일부를 삭제 또는 수정코자 하면 삭제자 또는 수정자가 그 부분에 날인하여야 한다. 중요한 부분의 삭제나 수정에는 란 밖에 삭제‧수정한 자수를 표시하고 직인 또는 관계자의 실인을 찍어야 한다.

문서에 사용할 표시는 다음과 같다.
1. 기관 표시：문서의 윗 부분에 문서작성 기관을 명기하여야 한다.
2. 일자 표시：년은 서기로 하되 월, 일의 표시는 아라비아 숫자로 하고 시간 표시는 24시간제(00:00)로 한다.
3. 지급 표시：지급을 요하는 문서에는 문서 상단 좌측여백에 붉은 색 도장(印)을 찍는다. 봉투에도 그 도장을 찍는다.
4. 비밀문서 표시：대외 비밀을 요하는 문서에는 문서 상단 측 여백에 붉은 색 도장을 찍는다. 봉투에도 그 도장을 찍는다.
5. 문서의 장수 표시：문서가 2장 이상 계속되는 문서에는 문서 아래부분 중앙에 일련번호를 넣는다.
6. 별첨 표시：별도로 첨부할 서류가 있으면 문서 끝(본문 끝)에 “유첨”이라 표시하고 첨부 서류명과 그 수량을 표시한다. 수량이 너무 많거나 첨부하기 어려울 때에는 그 뜻을 표시한다.

각종 문서는 다음과 같이 분류하고 일련번호를 기입한다.
1. 총 회：예장총제○○○ - ○○호(년도)
2. 각 노회：예장○○노제○○○ - ○○호(년도)
3. 각 당회：예장○○노회○○당회제○○○ - ○○호(년도)
4. 산하 각 기관：예장○○○제○○○ - ○○호(년도)

문서의 내용을 세분하려 할 때에는 다음과 같이 분류한다.
1. 맨 먼저 분류되는 것을 “항”으로 한다. 숫자 표시는 생략할 수 있다. 
2. “항” 다음의 분류는 “호”로 한다.
3. “호” 다음의 분류는 “목”으로 한다.
4. “목” 다음은 ⑴ ⑵ ⑶ … 으로 하고, 그 다음 분류는 ① ② ③ … 으로 분류한다.

문서의 본문(내용)이 끝나면 끝 글자에서 한 자 띄어서 “끝” 자를 표시하여 종결한다.

각종 문서(발송문서)에는 발송기관장의 직인을 날인하여 시행한다. 단 경미한 문서에는 직인을 생략할 수 있다. 이때에는 발송기관장 명의 아래쪽에 “직인생략”을 표시해야 한다. 직인의 규격은 서식 제18-2호에 의한다.

1. 문서를 기안함에는 제1호 서식을 사용하여야 한다.
2. 대내 보고나 조회문서에도 기안용지(제1호 서식)를 사용할 수 있다. 이때에는 “수신란”에 “보고” 또는 “조회”라 표시한다.
3. 최종 결재권자가 담당자(기안자)에게 기안내용을 지시하려 할 때에는 제2호 서식에 의한다.

각종 증명서 발급, 사실조사확인서 등 반복되는 단순한 문서는 기안용지 사용을 생략하고 대장에 결재란을 설정하여 제3호 서식에 의거 결재 처리한다.

서로 연관되고 그 내용이 같은 경우에는 “제1안” “제2안” 등으로 구분하여 같은 기안용지에 기안하고 수신란에 “각안 참조”라 하여 각각 분할 시행한다.

각 급회, 각 부, 위원회 등 각 기관에서 결의(의결결정)된 사항은 그 회의 담당 처 총무 또는 서기가 회장의 결재를 얻어 시행한다.

1. 기안문서는 각각 선정된 결재란에 조직, 계통을 따라 결재를 받는다.
2. 결재란이 없는 경우에는 여백에 결재란을 설정하여 결재를 받아야 한다.

결재는 결재권자의 결심을 표시하는 것으로 가하면 그 결재란에 서명 또는 날인하고 일시를 병기할 수 있다. 단 정례적인 것이나 보고 등 경미한 사항은 하급 보조기관에 위임할 수 있다.

기안 문서를 결재하는 과정에서 결재권자의 의견과 다를 때에는 그 사유를 명시하고 부결시킬 수 있다. 최종 결재권자가 부결하면 그 문서는 폐기된다. 단, 회답, 반송 등의 사유가 있는 사항은 재기안하여야 한다.

비밀을 요하는 문서는 “비”라 표시하고 취급자(관계자) 외에는 취급할 수 없다.

 문서는 결재를 받은 후 제4호 서식에 의한 시행문을 만들어 발송한다.

상회기관에서 순차적으로 하회기관에 같은 내용을 이첩․시달하는 문서는 원문을 별지로 첨부하여 발신한다.

각급회, 기관 또는 외부로부터 도착한 문서는 접수 주관부에서 제11호 서식에 의한 문서접수대장에 기록 등재하고 제12호의 접수인을 찍어 관련 부서에 송부한다.

1. 접수된 문서가 불비하여 처리하기 어려울 때에는 관련부서장의 부전지를 첨부하여 반려할 수 있다(제13호 서식).
2. 보정이 필요할 때에는 그 보정을 명하여 보정케 한 후 처리하여야 한다. 이때는 주관기관장의 명의로 하여야 한다.

문서가 완결되면 날짜순에 따라 연도별로 구분하여 편철 보관한다.

완결되어 편철된 문서는 별도규정이 없는 한 다음 세 가지 종류로 구분하여 문서 주관부서에 보존문서 대장을 만들어 보관한다(제15호 서식).
1. 영구보존：
   가. 각급회와 기관의 기본재산에 관한 등기서류
   나. 각급회와 기관의 조직 등기본 서류
   다. 법령․예규․인사․회의록 등 관계서류(재판․질의 등)
2. 10년보존：
   가. 재무․회계 장부와 그 증빙서류 등
   나. 인사 임용과 업무관계 서류
   다. 사업계획 서류와 정책 수립 등 서류
3. 5년보존：
   가. 감독․운영 관계서류 재증명 발급서류
   나. 포상․서무관계 서류
   다. 그 외 경미한 일체서류

보존기간이 지난 문서와 계속 보존의 필요가 없는 문서는 각 관계 기관장의 승인을 얻어 폐기한다. 제16호 서식에 문서명을 기재하여야 한다.

 예규(법령해석 등) 문서는 제17호 서식의 “예규”인을 찍어 별도 보관 비치한다.

문서의 신속‧정확한 처리와 그 감독을 위하여 각급회 또는 각 기관 담당 처 총무를 전임문서 통제자로 한다.

문서통제자는 기안문서의 최종결제가 끝난 후 다음 각 항을 살펴서 그 기안문의 여백에 제18-1호 서식의 통제 “인”을 찍는다. 단, 문서의 미비로 시행키 어려우면 시정토록 주관부서에 반송한다.
1. 문서 작성의 필요성 유무
2. 서식 규정의 정정 여부
3. 결재와 전결의 정확 여부
4. 용어와 문장의 정확 여부
5. 기본 근거서류의 유무
6. 기타 대외 문서로서 적정 여부

1. 서면통신문으로 된 정기보고 또는 수시보고(상회의 기한부 보고 등)로서 소정의 기간이 지났을 때에는 제19호 서식의 독촉장을 발부하여야 한다.
2. 독촉장 발부의 시기는 다음과 같다.
    (1) 즉 보 : 2일 이내
    (2) 주 보 : 다음 주 화요일
    (3) 순 보 : 다음 달 3일
    (4) 월 보 : 다음 달 10일
    (5) 반 년 보 : 그 해 7월 20일
    (6) 연 보 : 다음 해 1월 말
    (7) 수시보고 : 기간만료 7일 이내
3. 제1차 독촉장의 기일이 7일이 경과되면 다시 독촉장을 발부한다.
4. 부득이한 사유로 인하여 지정기일까지 보고하기 어려울 때에는 그 사유를 명시하여 중간보고를 하여야 한다.

각 노회 및 당회에서 행정사무를 처리할 때는 별도 “업무편람”을 적용한다.

본 구정의 각 항을 위배하였을 때에는 담당자를 문책하고 그 결과를 보고하여야 한다.

이 규정은 대한예수교장로회 총회와 각 노회․당회 및 산하 각 기관․단체 등에서 적용한다.

이 규정은 총회 규칙부의 결의를 받아 총회 임원회에서 개정할 수 있다.