1. 문서를 기안함에는 제1호 서식을 사용하여야 한다.
2. 대내 보고나 조회문서에도 기안용지(제1호 서식)를 사용할 수 있다. 이때에는 “수신란”에 “보고” 또는 “조회”라 표시한다.
3. 최종 결재권자가 담당자(기안자)에게 기안내용을 지시하려 할 때에는 제2호 서식에 의한다.

각종 증명서 발급, 사실조사확인서 등 반복되는 단순한 문서는 기안용지 사용을 생략하고 대장에 결재란을 설정하여 제3호 서식에 의거 결재 처리한다.

서로 연관되고 그 내용이 같은 경우에는 “제1안” “제2안” 등으로 구분하여 같은 기안용지에 기안하고 수신란에 “각안 참조”라 하여 각각 분할 시행한다.

각 급회, 각 부, 위원회 등 각 기관에서 결의(의결결정)된 사항은 그 회의 담당 처 총무 또는 서기가 회장의 결재를 얻어 시행한다.

1. 기안문서는 각각 선정된 결재란에 조직, 계통을 따라 결재를 받는다.
2. 결재란이 없는 경우에는 여백에 결재란을 설정하여 결재를 받아야 한다.

결재는 결재권자의 결심을 표시하는 것으로 가하면 그 결재란에 서명 또는 날인하고 일시를 병기할 수 있다. 단 정례적인 것이나 보고 등 경미한 사항은 하급 보조기관에 위임할 수 있다.

기안 문서를 결재하는 과정에서 결재권자의 의견과 다를 때에는 그 사유를 명시하고 부결시킬 수 있다. 최종 결재권자가 부결하면 그 문서는 폐기된다. 단, 회답, 반송 등의 사유가 있는 사항은 재기안하여야 한다.

비밀을 요하는 문서는 “비”라 표시하고 취급자(관계자) 외에는 취급할 수 없다.