문서는 결재를 받은 후 제4호 서식에 의한 시행문을 만들어 발송한다.

상회기관에서 순차적으로 하회기관에 같은 내용을 이첩․시달하는 문서는 원문을 별지로 첨부하여 발신한다.

각급회, 기관 또는 외부로부터 도착한 문서는 접수 주관부에서 제11호 서식에 의한 문서접수대장에 기록 등재하고 제12호의 접수인을 찍어 관련 부서에 송부한다.

1. 접수된 문서가 불비하여 처리하기 어려울 때에는 관련부서장의 부전지를 첨부하여 반려할 수 있다(제13호 서식).
2. 보정이 필요할 때에는 그 보정을 명하여 보정케 한 후 처리하여야 한다. 이때는 주관기관장의 명의로 하여야 한다.

문서가 완결되면 날짜순에 따라 연도별로 구분하여 편철 보관한다.

완결되어 편철된 문서는 별도규정이 없는 한 다음 세 가지 종류로 구분하여 문서 주관부서에 보존문서 대장을 만들어 보관한다(제15호 서식).
1. 영구보존：
   가. 각급회와 기관의 기본재산에 관한 등기서류
   나. 각급회와 기관의 조직 등기본 서류
   다. 법령․예규․인사․회의록 등 관계서류(재판․질의 등)
2. 10년보존：
   가. 재무․회계 장부와 그 증빙서류 등
   나. 인사 임용과 업무관계 서류
   다. 사업계획 서류와 정책 수립 등 서류
3. 5년보존：
   가. 감독․운영 관계서류 재증명 발급서류
   나. 포상․서무관계 서류
   다. 그 외 경미한 일체서류

보존기간이 지난 문서와 계속 보존의 필요가 없는 문서는 각 관계 기관장의 승인을 얻어 폐기한다. 제16호 서식에 문서명을 기재하여야 한다.

 예규(법령해석 등) 문서는 제17호 서식의 “예규”인을 찍어 별도 보관 비치한다.