1. 이 규정에서 공문서라 함은 규칙, 예규, 협조, 통신문, 지시문, 복명서, 보고서, 헌의서, 계약서, 사무인수, 인계서, 소송관계 문서, 청원서, 진정서, 회의문서, 인사문서, 경리문서 및 그 외 일반 문서 등을 말한다.
2. 제반사무처리는 문서에 따르는 것을 원칙으로 한다.
3. 전언통신(통화)구두 등의 협조 또는 답변 등도 즉시 문서화하여야 한다.